Het belang van een up to date continuïteitsplan

Calamiteiten zijn niet te voorspellen, zo ook de coronacrisis niet. Juist de onvoorspelbaarheid van een calamiteit toont het belang van een up to date continuïteitsplan (BCP) aan. Ruim een derde van de Nederlandse organisaties ging volledig onvoorbereid de coronacrisis in. Als u over een BCP beschikt waarmee u zich kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat u veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van uw bedrijf redden.

Organisaties niet voorbereid op een crisis

Uit onderzoek van het software adviesbureau Capterra blijkt dat ruim een derde (36%) van de Nederlandse organisaties volledig onvoorbereid de coronacrisis inging. Deze bedrijven en organisaties beschikten over geen enkel plan om belangrijke processen voort te zetten in een crisissituatie. Daarbovenop wist 17% van de ondervraagden niet of er intern wel of niet een dergelijk plan klaarlag. Volgens Capterra kan het ontbreken van een continuïteitsplan leiden tot grote verliezen en zelfs een faillissement. De onderzoekers bestempelen de coronapandemie als een onvoorspelbare crisis waarin zo’n plan essentieel is.

In de praktijk bleek dat belangrijke acties en besluiten als gevolg van de coronacrisis van tevoren niet getest waren en haastig werden genomen. Uit het onderzoek blijkt dat 48% van de ruim tweeduizend ondervraagden senior-managers, bedrijfsleiders en eigenaren van MKB-organisaties halsoverkop software moesten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens deze crisis. Veel bedrijven moesten tijdens de crisis in korte tijd belangrijke beslissingen nemen en hielden daarbij geen rekening met de lange termijn.

Voordelen BCP

Een BCP minimaliseert de impact van een crisis, calamiteit of andere verstoring in de dagelijkse bedrijfsprocessen. Met een up to date BCP kunt u:

• Sneller reageren op de gebeurtenis
• Heeft u minder tijd nodig om de kritieke processen te herstellen
• Kunt u voorkomen dat er in het beginstadium verkeerde beslissingen worden genomen
• Beschikt u over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en klanten; essentieel tijdens een crisis

Thuiswerken en digitalisering

Thuiswerken is één van de beslissingen die halsoverkop genomen is bij aanvang van de coronacrisis. De overheid spoorde bedrijven aan om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken, maar voor veel bedrijven was er op dat moment nog geen pasklaar thuiswerkbeleid. Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk thuiswerkplekken verzorgen, apparatuur kopen of huren en de nodige software implementeren om grote verstoring in het bedrijfsproces te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

Waarde van veerkracht

Doordat de coronacrisis onverwachts kwam, waren weinig bedrijven echt voorbereid. Daarom moesten ze direct belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd heeft gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen. Om deze veranderingen mogelijk te maken, moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers wereldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen.

Dat heeft impact op de hele organisatie. Deze crisis heeft dan ook snel duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is om een veerkrachtige organisatie, ondersteund door een krachtige IT infrastructuur te hebben om het bedrijf draaiende te houden.

Nieuwe normen in uw bedrijfsproces?

De duur van de coronacrisis is onbekend. Nu we meer gewend zijn aan het werken tijdens de coronacrisis, kunnen bedrijven gaan evalueren hoe de zaken tot nu toe gaan. Hoe gaat het bijvoorbeeld met thuiswerken, is het veilig genoeg? Maken cybercriminelen geen kans? Zijn bepaalde processen in de organisatie definitief veranderd? Het is nooit te laat om een BCP op te stellen of uw BCP te herzien met daarin ook de nieuwe normen en standaarden binnen uw bedrijf.

Mogelijke wijzigingen in het bedrijf:

– Service op afstand is een blijvertje
Meer aandacht voor service op afstand en virtuele consulten zorgen voor een revolutie in het bedrijfsleven en de zorg. De productiviteit van medewerkers stijgt en klanten zijn tevreden. Voor een aantal organisaties is dit het signaal om niet meer volledig terug te gaan naar fysiek klantcontact.

– Toekomst van het werk: veilig en flexibeler
Veel bedrijven kijken er naar uit om hun medewerkers en klanten weer te ontvangen op kantoor. Hiervoor worden al tal van voorbereidingen getroffen om een veilige omgeving te creëren voor werknemers. Thuiswerken is een blijvertje en het kantoor verandert in een ontmoetingsplek met meer ruimte voor sociaal contact. Was voorheen centralisatie de norm, door de coronacrisis lijkt het regiokantoor weer een opleving te krijgen. Kleinere groepen medewerkers die samenwerken op één locatie én op de fiets naar het werk.

– Noodmaatregelen gaan over in strategische keuzes
De maatregelen die bedrijven snel en zonder volledig beeld van de coronacrisis moesten nemen, worden nu aandachtig opnieuw bekeken. Daarvan zullen een aantal beslissingen strategisch blijken, zeker als ze leiden tot meer veerkrachtige en wendbare bedrijfsmodellen.

– Blijvende aandacht voor cybersecurity
Door het vele thuiswerken zijn organisaties extra kwetsbaar voor cybercriminaliteit. Digitalisering is in korte tijd nog belangrijker geworden dan dat het al was. Organisaties moeten nu nog waakzamer zijn en cybersecurity in hun BCP op laten nemen.

BCM consultancy en BCP opstellen

Heeft u, net zoals veel organisaties, nog geen BCP? Is uw BCP door deze crisis niet meer up to date of kunnen wij u helpen met andere Business Continuity (BCM) vraagstukken? COIN heeft ervaren en deskundige BCM consultants in huis die u graag van dienst zijn.

Werken op een regiokantoor, uitwijklocatie

Wilt u met uw bedrijf tijdelijk beschikken over een extra locatie op een goed bereikbare plek op Schiphol-Rijk of in Barneveld? Een uitwijkkantoor dat kan dienen als regiokantoor, tijdens en na de coronacrisis? Als klant van COIN bent u altijd verzekerd van externe volledig ingerichte werkplekken met bureaus, telefoons, desktops, toegang tot uw eigen data en bereikbaar zijn op uw eigen telefoonnummers. Op onze locaties is uw data veilig en kan uw personeel werken zoals op het eigen kantoor.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem contact met ons op, wij helpen u graag.