Zes tips voor Risk Managers om directie te overtuigen
De noodzaak van business continuity is voor iedere organisatie duidelijk. Risk Management, Resilience Management en ook de directie, allemaal zien ze het belang in van het opstellen van een Business Continuity Plan. Maar hoe geef je uitvoering aan zo’n plan en welke maatregelen ga je daadwerkelijk treffen? Het item schuift bij veel organisaties door op de agenda en wordt toch niet ingevuld. Hoe overtuigt u als Risk Manager uw directie. We zetten enkele tips onder elkaar.
Tip 1: Maak het simpel en praktisch uitvoerbaar.
Voor directies blijft Business Continuity iets ongrijpbaars, het is niet tastbaar en kost geld. Andere prioriteiten en investeringen vragen ook om aandacht. Kijk daarom naar wat echt nodig is, ook al is dit mogelijk minder dan wenselijk is. Vul daarnaast de noodzakelijke onderdelen praktisch in.
Tip 2: Praat in geld
De kans dat een calamiteit zich voordoet, waarbij bijvoorbeeld daadwerkelijk uitgeweken moet worden naar een andere locatie, is klein. Toch krijgen bedrijven meer en meer met risico’s te maken waarbij dit scenario wel degelijk van toepassing is. Vertaal de uitval dan ook naar geld, wat kost het de organisatie als een van de kritische processen stil ligt? Wat is de gevolgschade?
Tip 3: Externe partijen betalen mee
Gebruik het op orde hebben van Business Continuïty in uw propositie naar klanten, partners en andere betrokken organisaties. Als verrijking van uw dienstverlening of voor het aantrekken van grotere opdrachtgevers. Steeds vaker vragen opdrachtgevers om een Business Continuity Plan en maken accountants er een notitie over in het jaarverslag. Doe er uw voordeel mee. Daarnaast zijn er mogelijk ook subsidies of besparingen in premies omdat u met uw organisatie preventieve maatregelen treft die de continuïteit van uw organisatie garanderen.
Tip 4: Veerkracht zorgt voor gelukkige medewerkers
Meer en meer bedrijven investeren in resilience management, de veerkracht van de organisatie, de systemen en ook de mensen. De wetenschap dat uw organisatie continuïteit borgt richting haar klanten en haar medewerkers sterkt uw mensen in hun verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn. Het bevordert de gemoedsrust en zelfs de gezondheid.
Tip 5: Wat als de organisatie toch te maken krijgt met een calamiteit?
Er was misschien al wel budget vrijgemaakt voor het opstellen van een Business Continuity Plan, maar dat is slechts een plan dat nooit is getest. Pas als de organisate te maken krijgt met een calamiteit zal de directie rondkijken waar het verkeerd is gegaan. En dan blijkt dat de echte investeringen en borging van continuïteit zijn uitgebleven. Hoe gaat de directie dit vertellen aan de shareholders, media en klanten? Als je door een calamiteit niet kunt leveren, dan is er naast deze schadepost ook kans op reputatieschade. Deels zijn organisatierisico’s vanuit het risk assessment acceptabel, beheersbaar en overdraagbaar. Maar hou het niet bij plannen alleen!
Tip 6: Duidelijkheid over kosten
Welke investeringen moeten er worden gedaan. Wat kost het? Maak dit duidelijk en overzichtelijk; zowel de voorzieningen als de daadwerkelijk kosten die actief worden na de calamiteit. Stel dat u wilt uitwijken naar een ander vervangend kantoor, welke kosten spelen dan een rol. Niet alleen in een beschikbaarheid premie. Ook de kosten bij een daadwerkelijke uitwijk. Vraag dit na bij de partner die u hiervoor aantrekt. Om u een indicatie te geven, kijk naar: bcm-pakketten.
Calamiteiten komen dagelijks voor
Iedere dag worden organisaties verrast door onvoorziene gebeurtenissen waarvan ze dachten dat het risico erg klein was. Dit klopt. Tot het moment dat de organisatie er zelf mee geconfronteerd wordt. Naast calamiteiten als brand, waterschade, stroomstoringen en gaslekken, behoren vandaag de dag ICT-, netwerk-, telefonie storingen en cyber risico’s tot de orde van de dag.
Continuïteit is meer dan plannen alleen
Plannen zijn goed. Invulling van benodigde voorzieningen voor het geval dat er daadwerkelijk uitval is, is beter. Heeft u hulp nodig? Vraag advies.
