Hoe snel is uw bedrijf weer operationeel na een calamiteit?

Heeft u zich deze vraag al eens gesteld? Stel u voor dat u daadwerkelijk getroffen wordt door een calamiteit. Fysiek zoals door brand of wateroverlast. Technisch door een stroomstoring of andere technische verstoring. Of digitaal door een cyber aanval of ransomware. Wat betekent dit voor uw continuiteit, wat is de schade van uitval van uw meest kritische bedrijfsprocessen?

De belangrijkste vraag, weet u hoe snel uw bedrijf weer operationeel is na een dergelijke calamiteit?

Calamiteit of incident vaststellen

Het kan voorkomen dat er al enige tijd verstreken is voordat u op de hoogte bent dat uw bedrijf getroffen is door een incident of calamiteit bijvoorbeeld bij waterschade. Het kan ’s nachts ontstaan en pas in de ochtend ontdekt worden. Ondertussen heeft het kantoor, de computers en andere randapparatuur al schade opgelopen. Daarnaast zijn er de direct waarneembare incidenten waarbij stroom, telefonie of netwerkverbindingen uitvallen terwijl u aan het werk bent. Zodra u de calamiteit heeft ontdekt is het tijd voor actie, maar bent u daar op voorbereid?

Vervolgstappen

Nu u de calamiteit heeft vastgesteld, moet u zo snel mogelijk overgaan tot actie om de hersteltijd zo kort mogelijk te houden. Maar wat als u geen, of maar gedeeltelijk invloed kunt uitoefenen op het herstel. Wat is de impact, welke middelen; mensen, IT systemen, gebouwen etc. heeft u nodig en binnen welke tijd moet het hersteld zijn? Door het uitvoeren van een BIA (Business Impact Analyse) maakt u inzichtelijk wat de impact is van een incident en wat de kritische processen zijn binnen uw organisatie. Door vervolgens een BCP (Business Continuity Plan) op te stellen weet u welke stappen door wie en hoe ondernomen moeten worden om, binnen de vooraf vastgestelde tijd, weer operationeel te zijn. Door het in kaart brengen van de kritische processen en de maatregelen die u moet treffen om uw business te continueren, bent u als organisatie veerkrachtiger. Op basis van uw BCP kunt u maatregelen nemen om vooraf uw IT-uitwijk, telefonie uitwijk en kantoor uitwijk te organiseren. Dit zijn belangrijke onderdelen om uw bedrijfscontinuïteit te garanderen.

IT-uitwijk

Vandaag de dag werken we veelal in de cloud, waarin we data opslaan en waar de benodigde applicaties beschikbaar zijn. Ook de back-up procedures worden vanuit het datacenter of IT partner verzorgd. Maar is er ook een DRP (Disaster Recovery Plan) voorhanden dat in werking treed bij een IT gerelateerd incident waarbij recovery noodzakelijk is? Nog belangrijker, welke tijdfactor kunt u zich permitteren in geval van uitval? Het gaat vaak niet om alleen een back-up terugzetten. Wat als de calamiteit breder is dan IT, omdat bijvoorbeeld ook uw telefonische bereikbaarheid is uitgevallen. Als telefonie een kritisch proces is voor uw continuïteit moet dit onderdeel zijn van de te nemen maatregelen.

Telefonie uitwijk

Hoe is uw telefonische bereikbaarheid geregeld? De meeste organisaties werken inmiddels met VoIP. Makkelijk schaalbaar en ook via thuiswerkplekken of ander locaties zijn telefoongesprekken op te vangen. Maar is het daadwerkelijk geregeld en werkt de opvang van gesprekken op het moment dat u te maken heeft met een calamiteit? Heeft u dezelfde of gewenste telefonie faciliteiten en functies ter beschikking? Of loopt u vanaf het incident achter de feiten aan en is de (imago)schade niet te overzien. Telefonie storingen lijken vaker voor te komen, netwerken zijn zo verweven dat ook providers voor incidenten komen te staan waarbij een oplossing langere tijd op zich laat wachten.

Kantoor uitwijk & crisisteam

Na een calamiteit is communicatie essentieel en draait uw crisisteam op volle toeren. Dan wilt u centraal uw crisiscommunicatie organiseren en de crisissituatie kunnen managen en monitoren.  Kan dit vanuit uw kantoorlocatie of moet dit elders in alle rust gebeuren? Heeft u een aparte crisisruimte waarbinnen het crisisteam alles in de gaten kan houden, centraal kan afstemmen en acties kan uitzetten? Is uw locatie nog wel bereikbaar voor uw medewerkers, of is dit niet mogelijk of wenselijk gezien de impact van de calamiteit? Is uw bedrijfspand kritiek voor uw bedrijfscontinuiteit? Heeft u kantoor uitwijk meegenomen in uw  business continuity plan?

Wat kunt u zich permitteren?

Wat kunt u zich permitteren als organisatie als u getroffen wordt door een calamiteit? Welke schade loopt u op als u het toch niet zo goed heeft geregeld? En wat zou het opleveren als u wel vooraf de nodige business continuity maatregelen had getroffen?

Mocht u naar aanleiding van dit artikel vragen hebben, bel of mail met ons.