Centralisatie locaties en kantoren vraagt om nieuwe Risk assessments

Centraliseren van activiteiten naar één centraal kantoor lijkt alleen maar voordelen te kennen. Met de huidige technieken en digitalisering is iedereen overaal bereikbaar en klanten raken meer en meer gewend aan digitale communicatie op afstand en toch dichtbij.

Zelfredzaamheid

Waar bijvoorbeeld banken eerder een landelijke dekking hadden met kleinere filialen, nevenvestigingen en dependances zijn klanten ondertussen gewend om alles vanachter de eigen computer of mobiele telefoon te regelen. Telefonisch contact is meer en meer belegd bij externe callcenters of contactcenters. Dus waarom al die extra kantoren aanhouden?

Grote callcenters of contactcenters

Ook binnen de kantorenmarkt zien we centralisatie optreden, kleinere kantoren sluiten en medewerkers worden opgenomen binnen de grotere kantoren. Callcenters of contactcenters brengen alles onder één dak.

Effectiever en efficiënter

Alles centraal, alles rondom de complexiteit aan IT infrastructuur, applicaties, telefonie en data kunnen vereenvoudigen inclusief de aanpak van centrale beveiliging en risico’s. Hoe mooi is dat, maar hoe zit het met de nieuwe risico’s.

Risk assessments herzien

Bij het centraliseren van locaties of kantoren is het belangrijk dat risk assessments worden herzien. Door de eerder opgestelde risico matrix tegen het licht te houden zullen bepaalde risico’s een andere impact hebben op de organisatie. Waar eerder door nevenvestigingen tijdelijke kantoorruimte beschikbaar was in geval van een calamiteit is deze faciliteit na het centraliseren verloren gegaan.

Effecten van centralisatie

De effecten van centralisatie liggen breder dan het moeten regelen van vervangende kantoorruimte na een calamiteit. Zo ook de risico’s gezien vanuit Risk Management en Resilience Management gezien.

Hoe zit het met de belastbaarheid van het gebouw? De warmtelast door toename van meer werknemers, meer computers en andere rand apparatuur. Is er meer geluidshinder door overspraak van collega’s? Kunnen de klimaatbeheersing en de noodstroomvoorziening het aan, welke aanpassingen moeten er gedaan worden? Hoe gaat u hier mee om?

Daarbij komt dat meer en meer organisaties over gaan tot een hybride gebruik van ruimtes en manier van werken. Zo ontstaat er flexibiliteit in waar medewerkers werken en hoe ze werken. Ideaal of toch niet helemaal?

Flexibele kantoorruimte

Organisaties zoeken flexibiliteit met borging van continuïteit. Waar vind u dit? Welke behoeften liggen er, niet alleen vanuit personele bezetting, groei en mogelijk ook krimp na een piekopvang of verbouwing. Ook kijkend na de risico’s waarbij uitval van kantoren, of delen van de kantoorfaciliteit u dwingt elders onderdak te vinden.

Tijdelijke of vervangende kantoorruimte

Vanuit uw organisatie heeft u het goed geregeld, hybride gebruik, flexibiliteit in capaciteit op de gecentraliseerde locatie. Maar hoe zit het met uw bedrijfscontinuïteit bij uitval? Heeft u tijdelijke of vervangende kantoorruimte nodig? Wat is er mogelijk? Hoe vult u dit in? Welke impact heeft uitval op uw processen en reputatie? Allemaal vragen die vanuit Business Continuïty naar voren komen.

Opvang tijdens pieken en projecten

Los van de directe noodzaak tot uitwijken bij uitval van uw locatie kunt u mogelijk ook gebruik van van de uitwijk locatie in andere situaties. Als u eenmaal een ingeregelde uitwijk oplossing voor handen heeft kunt u mogelijk ook afspraken maken over gebruik tijdens pieken, projecten of bij verbouwing en meer. Vraag ernaar bij uw partner.

Conclusie

Onze boodschap is dat centralisatie van uw organisatie heel goed kan, maar dat u naast flexibiliteit, betere beheersbaarheid van ICT en andere voordelen ook invulling moet geven aan het borgen van continuïteit bij een mogelijke calamiteit. Vraag advies aan Business Continuïty specialisten naar de flexibele en hybride uitwijkkantoor oplossingen van vandaag.