Welke vragen, eisen, bepalen de keuze voor een noodruimte?

Voor uw business continuity plan bent u op zoek naar betrouwbare partner die kantoorruimte voor u kan regelen. Een noodruimte of nood werkplekken die nodig zijn na een calamiteit. Vanuit een business impact analyse wordt duidelijke welke processen en medewerkers betrokken zijn bij de uitwijk naar de nood kantoorruimte. Waar moet deze noodruimte aan voldoen?

Weet u wat u en uw personeel nodig hebben voor een efficiënte uitwijk?

• Wat is er nodig aan apparatuur?
• Welke reistijd is acceptabel?
• Wat moet er geregeld worden op IT vlak?
• Hoe zit het met telefonie?

Maar ook vragen met betrekking tot parkeerruimte, toegankelijkheid via openbaar vervoer of het aanwezig zijn van een receptie of security komen aan bod. Het is niet alleen een leegstaand kantoorpand of -ruimte. Welke uitwijk services heeft u nodig of zijn gewenst op de locatie van de noodruimte of noodkantoor en benodigde werkplekken?

Soorten uitwijk services

Heeft u alleen een fysieke uitwijklocatie (vervangend kantoor) nodig of ook een telefonische bereikbaarheid oplossing en hoe zit het met uw IT voorzieningen?

Wanneer u door veel relaties, klanten en of leveranciers, gebeld wordt is telefonie uitwijk een serieus vraagstuk om in te vullen. Zo kunt u bereikbaar blijven na de calamiteit op hetzelfde nummer gedurende de tijd dat u gebruik maakt van een uitwijk locatie.

Kan het personeel op andere werkplekken buiten het noodkantoor  werken, bijvoorbeeld vanuit huis? Kunnen ze bij de benodigde bestanden en applicaties van het systeem, ook al draait dit elders? Is er een back-up beschikbaar? Hoeveel tijd kost het herstellen hiervan? Kan dit op de bestaande IT infrastructuur of is IT uitwijk nodig? Is er een verbinding met de fysieke uitwijklocatie aanwezig of moet deze na de calamiteit opgebouwd worden? Hoeveel tijd is er nodig om ervoor te zorgen dat u ook op de uitwijklocatie operationeel bent? Allemaal relevante vragen die samenkomen op het moment dat u zich de vragen stelt en scenario’s bedenkt.

Locatie & beschikbaarheid

U wilt dat uw personeel zo snel mogelijk ergens anders aan het werk kan, zowel het personeel thuis als op de noodlocatie. Heeft u al nagedacht over de maximale uitwijktijd? Is dat bijvoorbeeld 2 uur, 8 uur of 24 uur? Hoeveel tijd kan en mag er verloren gaan? Hoe snel moet het personeel, of een deel daarvan, weer aan het werk kunnen zijn?

Heeft u daarnaast ook nagedacht over de maximale reistijd naar de uitwijklocatie met auto en/of het ov? Moet de uitwijklocatie ook ’s avonds en in het weekend beschikbaar zijn? Heeft u nagedacht over het aantal parkeerplaatsen?

Wilt u de noodruimte of noodkantoor ook flexibel kunnen gebruiken tijdens een verbouwing of voor een projectteam gedurende een project. Of op het moment dat u tijdelijk meer mensen moet huisvesten ivm piekbezetting. Welke flexibiliteit heeft uw organisatie nodig, niet alleen na een calamiteit.

Soort werkplekken

Wie moet er naar de noodruimte en wie kan thuiswerken? Over hoeveel vervangende werkplekken hebben we het? Welke kantooropstelling heeft u nodig? Moeten er aparte kantoorruimtes beschikbaar zijn en hoe zit het met vergaderruimtes? Heeft u ook over een crisisruimte nagedacht?

Apparatuur

Beschikt het personeel over eigen laptops of moet er apparatuur op de uitwijklocatie klaar staan? Zoals computers, toetsenborden, telefoons en muizen? Heeft u ook printers, beamers en scanners nodig? En hoe zit het met kleine kantoorartikelen zoals papier, scharen en pennen? Zijn die nodig op de uitwijklocatie? Hoe wordt hierin voorzien? Hoe is de toegang tot uw IT infrastructuur geregeld?

Overige

Ook andere facilitaire zaken kunnen van belang zijn. Moet er een bemande receptie in het pand aanwezig zijn? Gaat u zelf schoonmaken of moet dat geregeld worden door een schoonmaakbedrijf? Wilt u dat er een eigen wifi verbinding is voor uw personeel? Moet er security aanwezig zijn?

Hulp bij uw vragen

U kunt de bovenstaande vragen voorleggen aan uw BCM-partner of meenemen in uw overwegingen. Natuurlijk mag u ook contact met ons opnemen. Vanuit COIN conintuity innovation zijn wij continue bezig om vanuit de veranderende vraag van relaties invulling te geven aan bedrijfscontinuiteit, waarbij onze flexibele inzetbare noodruimtes en noodkantoren in Schiphol-Rijk en Barneveld worden bezet vanuit de vraag van onze klant.