Wie voert het woord?
Kies vooraf een woordvoerder. Dit kan een directielid zijn, maar dat is niet noodzakelijk. In ieder geval moet de woordvoerder goed getraind en geoefend zijn om onder hoge druk de pers te woord te staan. Zorg er ook voor dat de woordvoerder goed geïnformeerd is. Het verstrekken van onjuiste informatie tijdens een crisis is not done en zorgt voor wantrouwen.
Proactief communiceren
Bereid alvast een speciale crisiswebsite of webpage voor. Mocht het nodig zijn, dan kun je zelf actief status berichten plaatsen. Je kan bijvoorbeeld ook nieuwsberichten van andere bronen weergeven en bezoekers de mogelijkheid geven om vragen te stellen.
Vergis je niet in de kracht van social media. Reageer je niet of niet adequaat op een crisis, dan kan het op social media een eigen leven gaan leiden. Zet daarom zelf je social media kanalen in om actief te communiceren. Ga het gesprek aan en beantwoord eventueel direct de vragen. Kies je hiervoor, zorg er dan wel voor dat ook je webcare team getraind is en dat ze beschikken over de juiste informatie om vragen te kunnen beantwoorden.
Ook is het handig om een team samen te stellen dat de media continue in de gaten houdt. Monitor wat er over je bedrijf en de crisis wordt gezegd. Indien nodig kan je direct je communicatie hierop aanpassen.
Oefenen
Om je crisiscommunicatieplan en al je voorbereidingen te testen zal je regelmatig moeten oefenen. Dit kan je bijvoorbeeld combineren met een jaarlijkse uitwijktest of met een ontruimingsoefening van de BHV.
Hopelijk komt je bedrijf nooit in een crisissituatie terecht. Mocht het je wel overkomen dan ben je in ieder geval voorbereid en kan je de schade beperken.
Heb je vragen over dit artikel, neem contact met mij op via 088 – 2646 000 of via email:gaby.straatman@coinbv.nl