Spiegel
Gelukkig heeft FrieslandCampina tot dusver niet te maken gehad met een ernstige calamiteit binnen het Central Office. Echter, zo stelt Menting, moet je daar wel altijd op voorbereid zijn. ‘Dat heeft ons ertoe gebracht om contact te zoeken met COIN. Deze partij heeft ons geholpen om onze meest kritische processen exact in kaart te brengen. COIN heeft ons als sparring partner een spiegel voorgehouden en geanalyseerd wat er precies moet gebeuren om onze werkzaamheden na een calamiteit direct te kunnen continueren. Dat zijn we verplicht aan onze ledenveehouders, consumenten, onze leveranciers en uiteraard aan onze eigen organisatie en medewerkers.’
In samenwerking met COIN is een business impact analyse (BIA) gedaan in combinatie met een vertaalslag naar een business continuity plan (BCP). Daarbinnen is precies vastgelegd wat er in geval van een calamiteit moet gebeuren. Er wordt gewerkt met heldere templates die voldoen aan de ISO 22301 normering en een goede ondersteuning bieden om de voortgang van de business van FrieslandCampina te borgen. In het Central Office werken circa 2.100 mensen. Mocht zich een calamiteit voordoen, dan hebben 600 medewerkers direct een alternatieve werkplek nodig om de meest kritische bedrijfsprocessen binnen de internationaal opererende organisatie voort te zetten. Deze medewerkers moeten dan direct kunnen beschikken over vervangende ICT, telefonie en dataverbindingen op een vervangende locatie die vooraf hiervoor is ingericht. ’
Uitwijklocaties
COIN heeft in samenspraak met FrieslandCampina de meest kritische bedrijfsprocessen van de afdelingen binnen het Central Office in kaart gebracht. De voortgang van die werkzaamheden moet altijd geborgd zijn. Om dit te realiseren kunnen de werkzaamheden in geval van een calamiteit worden uitgevoerd in één van de uitwijklocaties van COIN. De eerste uitwijklocatie is in de directe omgeving van Utrecht, de tweede in Schiphol-Rijk. Verder beschikt FrieslandCampina in Nederland over ruim dertig locaties waar medewerkers kunnen werken. De medewerkers van FrieslandCampina zijn betrokken bij het opstellen van de kritische processen, zodat iedereen precies weet wat er moet gebeuren in geval van een calamiteit. Jaarlijks worden de omschrijvingen getoetst en aangepast aan de ontwikkelingen.
Menting: ‘Het is uitermate belangrijk dat je als onderneming voorbereid bent op calamiteiten. Je wilt de melkverwerking (FrieslandCampina verwerkt jaarlijks circa 10 miljard kilo melk van haar ruim 19.000 ledenveehouders) en de levergarantie aan afnemers en de consumenten op peil houden. Uitgangspunt is dat onze business zo min mogelijk schade oploopt, zowel intern als extern. Richting afnemers, maar ook naar onze leveranciers toe. De impact wanneer er iets uitvalt is enorm. Wij willen en kunnen dat niet afwachten, maar moeten onze processen vooraf borgen.’
Voor meer informatie over FrieslandCampina kunt u terecht op: www.frieslandcampina.com
